Le dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour le compte de l’activité de l’entreprise peut bénéficier d’indemnités kilométriques c’est-à-dire un remboursement des dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle sous forme de forfait. Celles-ci ont pour rôle de couvrir l’amortissement et l’usure du véhicule, l’essence ou gasoil, l’assurance et l’entretien (pneus, vidange, etc).

Évalué chaque année par l’Administration fiscale, appelé « remboursement des indemnités kilométriques ». L’application du forfait est soumise à plusieurs conditions :

  • Le déplacement doit être effectué pour les besoins de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise,
  • La personne qui utilise le véhicule doit en être propriétaire, ou locataire (LDD , LOA),
  • Elle doit justifier son déplacement (date et lieu du trajet, objet de la mission, nom du client ou du partenaire rencontré, kilomètres effectués…),
  • Elle doit fournir une copie de sa carte grise (en effet, le forfait est fonction des chevaux fiscaux du véhicule).

A noter que les indemnités km ne couvrent pas les frais de stationnement ou de parking ni les frais de péage ni les intérêts d’emprunt. Ces frais peuvent donc être remboursés à part.

Élargissement des indemnités kilométriques 2019

Le gouvernement prévoit un élargissement de l’indemnité kilométrique pour les personnes étant amenés à faire beaucoup de kilomètres (60 à 70 par jour) et équipés de véhicules de faible puissance de 3 à 4 chevaux, pour lesquels une hausse du barème sera appliquée, respectivement de 10% et 5%.

Création d’un “item Vélo” dans le barème fiscal

Un “Item vélo” a été introduit dans le barème fiscal prenant effet le 1er semestre 2019 afin de simplifier le remboursement des déplacements professionnels effectués avec un vélo personnel.

AVANTAGES

Durant de nombreuses années, les indemnités kilométriques étaient un moyen de verser un salaire complémentaire. En effet il s’agit d’un défraiement et non pas d’un avantage en nature ni d’un complément de salaire. Les frais peuvent être en dehors de l’utilisation simplifié du barème être refacturés au réel (sous réserve de justificatifs).

En revanche, à ne pas confondre, avec le dirigeant d’entreprise qui à son véhicule de fonction, et qui peux l’utiliser a des fins personnelles ce qui constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales et donc à l’impôt sur le revenu. Cet avantage peut alors être évalué sur la base des dépenses réellement engagées ou sur la base d’un montant forfaitaire.

Barème indemnités kilométriques (2019) :

CV fiscaux

De 0 à 5 000 Km De 5 001 à 20 000 Km Plus de 20 000 Km

3

0,410 x km

(0,269 x km) + 906

0,315 x km

4

0,493 x km

(0,291 x km) + 1 136

0,349 x km

5

0,543 x km

(0,305 x km) + 1 188

0,364 x km

6

0,568 x km

(0,320 x km) + 1 244

0,382 x km

Plus de 7 0,595 x km (0,337 x km) + 1 288

0,401 x km

⚠ Attention : Contrairement aux idées reçues, financer un véhicule en LLD ou LOA n’a aucun impact sur la possibilité laissée aux dirigeants d’obtenir une indemnité kilométrique.

A titre d’exemple, prenons un chef d’entreprise qui a effectué 15 000 kms avec une voiture de 5 CV fiscaux. Si l’on se réfère au barème des indemnités kilométriques ci-dessus, nous pouvons calculer comme suit :

(0,305 * 15 000) + 1 188 = 5 763 € d’indemnité reversé au dirigeant

Cette charges est déductible sur bénéfice de la société , donc viens en moins de l’IS ou de L’IR et non taxable pour le particulier à sont IRPP.

INCONVÉNIENTS

Il faut souligner que la taxe sur les véhicules de société a payer annuellement par une société qui détiens un véhicule de tourisme de type VP,  n’est pas solutionnée par les indemnités kilométriques.

L’administration fiscale impose un barème de TVS modulé en fonction du kilométrage annuel. Ce barème permet de ne rien coûter en dessous de 15000 kilomètres annuels, en revanche dans la tranche 15 001 à 25 000 km il faudra payer 25 % de la TVS, entre 25 001 et 35 000 – 50%, de 35 001 à 45 000 75 % et au-delà 100 %.

Par ailleurs, la société ne pourra pas prendre en charge certains frais du véhicule : assurance, entretien, réparations… C’est le chef d’entreprise qui supportera ces frais à titre personnel, et son véhicule ne peut être amorti comptablement.

⚠ Attention : Il est impératif d’effectuer un relevé journalier en indiquant les clients rencontrés, dans quelle ville et le kilométrage parcouru. En cas de contrôle d’URSSAF, ce document sera indéniablement demandé.

 

Article rédigé par Benjamin Joly et Nicolas Morel sous la supervision de Thomas Naulier et Amandine Frapier